Job Summary

The Program Coordinator is an integral part of McKesson's Retail Manufacturer Solutions (RMS) team, responsible for the coordination and delivery of services to both patients and Health Care Providers (HCPs). They will support McKesson programs and industry partners and will act as the liaison between the patient support program and the RMS teams. This is a new, challenging role in an innovative team. It will require an ability to learn fast, proactively identify issues and recommend strategic solutions.

The role involves supporting the program team to collaborate with internal and external stakeholders, including patients, pharmacist, physicians, clinics, manufacturers, patient support programs and members of McKesson's multidisciplinary team. Specifically, the Program Coordinator will respond to HCP and patients' inquiries, coordinate documentation and reports for clinical programs, ensure data accuracy, utilize effective communication skills and apply problem-solving abilities to resolve issues. They will also participate in the program's development, design, operations, planning and execution alongside the program management team.

The Program Coordinator will ensure that the programs assigned are executed efficiently and in accordance to established specifications and agreements and contribute to the continuous improvement of these programs.

Section A - Specific Responsibilities

Duties and responsibilities generally include but are not limited to:

• Act as the Subject Matter Expert for the retail program's integration into the Patient Support Program.
• Work with and synchronize between multiple applications and digital platforms to support clinical programs in specialty and non-specialty therapeutic areas.
• Lead the connectivity between the Patient Support Program and the digital platform.
• Responsible for gathering all pertinent information to set up, coordinate, track and document patient, pharmacy or relevant customer data using the appropriate computer system.
• Responsible for compiling and reconciling data and generating reports, ensuring continuity and efficient data transfer between systems.
• Support the program team in maintaining relationships and communication with Key Opinion Leaders (KOLs) including Pharmacists, Physicians, Nurses and Patient Associations.
• Rapidly and proactively identify program issues; promptly recommend solutions based on customer feedback, own judgment and research.
• Offer high quality, empathetic and efficient service to pharmacists, HCPs and patients requiring non-clinical support as per program scope.
• Respond to non-clinical patient inquiries regarding the programs.
• Ensure that queries are answered promptly and efficiently and that stakeholders receive relevant information and assistance.
• Support the program team in recruiting key pharmacies into programs, including calling pharmacies, responding to inquiries via phone, email and fax.
• Coordination with patients, retail pharmacies, manufacturer-sponsored patient support programs and RMS team members to ensure continuity of care.
• Work closely with program management team to ensure program objectives and KPIs are met. Be proactive and take initiative to exceed customer expectations.
• Organize and oversee the dissemination of marketing and support materials to pharmacies.
• Liaise with multiple business units to organize, set up, and support team meetings while providing valuable insight and updates on program related activities.
• Participate in weekly program update meetings with the program management teams.
• Support in the development of and adhere to program SOPs, manuals and guidelines.

Section B - General Responsibilities

• Foster and maintain a team environment by maintaining open lines of communication with peers, managers, and other departments.
• Proactively assess programs and make suggestions to enhance outcomes and quality of service.
• Maintain data accuracy through review of program documentation for completeness and consistency.
• Liaise between Patient Support Program and Pharmacy Retail Program.
• Maintain basic knowledge of public policy and stay informed of market trends and changing provincial legislation within the Canadian provinces.
• Remain up to date on all training requirements. Maintain basic knowledge and skills through the availability of medical and non-medical education & training.
• Ensure all privacy and confidentiality requirements are followed while developing and implementing innovative programs.
• Participate and assist in departmental continuous improvement activities related to process, quality, training, etc.
• Work with your manager to maintain and update personal performance and development goals.

Section C - Position Requirements

• Bachelor's Degree in a related field or equivalent experience
• Experience working in patient services, retail pharmacy, pharmacy programs or related health care field including specialty medication would be an asset
• Ability to learn fast and multi-task is a must-have
• Understanding and knowledge of Patient Support Programs a plus
• Understand the healthcare space, digital and virtual health platforms
• Excellent understanding of the main software tools including MS Office suite
• Bilingual; excellent verbal and written communication in English and French
• Excellent phone etiquette, professional, courteous and efficient
• Positive attitude and exceptional listening skills
• Ability to work independently and in a team environment
• Highly organized and strong attention to detail with proven ability to set priorities, and multi-task in order to meet various competing work deadlines
• Ability to apply critical thinking skills in order to resolve problems effectively and efficiently
• Strong communication and interpersonal skills

Career Level: P1 (Associate)

Coordonnateur(trice) de programme - Contrat d'un an (avec possibilite de renouvellement)

Resume des fonctions

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme fait partie integrante de l'equipe des Solutions de vente au detail de McKesson. A ce titre, il ou elle est responsable de la coordination et de la prestation des services aux patients et aux professionnels de la sante. Cette personne seconde les gestionnaires de programmes et les partenaires sectoriels de McKesson en servant d'intermediaire entre le programme de soutien aux patients et les Solutions de vente au detail. Il s'agit d'un nouveau poste stimulant au sein d'une equipe a la fine pointe de l'innovation.

Ce poste exige une capacite a apprendre rapidement, a anticiper les enjeux et a recommander des solutions strategiques. Il necessite de collaborer avec les patients, les pharmaciens, les medecins, les cliniques, les fabricants, les responsables des programmes de soutien aux patients et les membres de l'equipe multidisciplinaire de McKesson. Plus precisement, le coordonnateur ou la coordonnatrice de programme repond aux demandes des professionnels de la sante et des patients, coordonne les taches de documentation et de rapport dans le cadre des programmes cliniques et assure l'exactitude des donnees tout en mettant a profit ses aptitudes pour la communication et la resolution de problemes. Cette personne participe egalement a la conception, au developpement, au fonctionnement, a la planification et a la mise en oeuvre du programme en collaboration avec les gestionnaires de programme.

En plus de contribuer a l'amelioration continue des programmes qui lui sont confies, le ou la titulaire du poste veille a ce que ceux-ci se deroulent rondement et conformement aux exigences et accords etablis.

Partie A - Responsabilites particulieres

Ce poste comprend les taches et responsabilites suivantes :

• Agir en tant qu'expert du sujet en ce qui a trait a l'integration du programme de vente au detail a meme le programme de soutien aux patients.
• Utiliser differentes applications Web et plateformes numeriques et en assurer la coordination dans le cadre des programmes cliniques relevant de domaines therapeutiques specialises et non specialises ;
• Diriger les taches liees a la connectivite du programme de soutien aux patients a la plateforme numerique ;
• Recueillir, a l'aide du systeme informatique approprie, toutes les donnees pertinentes aux fins de la creation, de la coordination, du suivi et de la documentation des dossiers relatifs aux patients, aux pharmacies et aux clients concernes ;
• Compiler et rapprocher les donnees, produire des rapports et veiller a l'uniformite et au transfert efficace de l'information entre les systemes ;
• En appui a l'equipe du programme, nouer et entretenir de nouvelles relations tout en communiquant avec les principaux leaders d'opinion, dont les pharmaciens, les medecins, les infirmieres et les associations de patients ;
• Cerner rapidement et proactivement les problemes inherents au programme ;
• Recommander rapidement des solutions fondees sur les commentaires des clients, sur son propre jugement et sur ses recherches ;
• Offrir un service impeccable, empathique et efficace aux pharmaciens, aux professionnels de la sante et aux patients necessitant un soutien non clinique dans le cadre du programme ;
• Repondre aux demandes non cliniques des patients concernant les programmes ;
• Veiller a ce que les demandes de renseignements soient traitees rapidement et efficacement et a ce que les interlocuteurs recoivent l'information et l'assistance dont ils ont besoin ;
• Aider l'equipe du programme a recruter des pharmacies cles et a les faire adherer aux programmes en les appelant et en repondant a leurs demandes de renseignements par telephone, par courriel ou par telecopie ;
• Assurer la liaison avec les patients, les pharmacies de detail, les programmes d'aide aux patients finances par les fabricants et les Solutions de vente au detail en vue de maintenir le continuum de soins ;
• Veiller, en etroite collaboration avec les gestionnaires du programme, a l'atteinte des objectifs et des indicateurs de performance cles ;
• Prendre des initiatives pour surpasser les attentes des clients ;
• Organiser et superviser la distribution du materiel de promotion et de soutien dans les pharmacies ;
• Etablir des liens avec les differentes unites fonctionnelles dans le but de coordonner, de convoquer et d'encadrer les reunions d'equipe tout en fournissant des informations et des mises a jour utiles sur les activites liees au programme ;
• Participer aux reunions de bilan hebdomadaires avec les equipes de gestion du programme ;
• Apporter un soutien a l'elaboration et au respect des procedures d'utilisation normalisees, des manuels et des lignes directrices du programme.

Partie B - Responsabilites generales

• Favoriser et cultiver l'esprit d'equipe en maintenant un dialogue ouvert avec les collegues, les gestionnaires et les autres services ;
• Evaluer de maniere proactive le programme et formuler des suggestions pour ameliorer les resultats et la qualite du service ;
• Assurer l'exactitude des donnees du programme en examinant la documentation connexe pour en verifier l'exhaustivite et l'uniformite ;
• Assurer la liaison entre le programme de soutien aux patients et le programme de vente au detail en pharmacie ;
• Se familiariser avec les politiques gouvernementales et rester au fait de l'evolution du marche et de la legislation provinciale en vigueur dans les provinces canadiennes ;
• Se tenir au courant de toutes les exigences en matiere de formation ;
• Actualiser ses connaissances et ses competences grace aux formations medicales et non medicales offertes ;
• Veiller au respect des exigences en matiere de respect de la vie privee et de la confidentialite lors de l'elaboration et de la mise en oeuvre de nouveaux programmes ;
• Participer et contribuer aux activites d'amelioration continue menees au sein des differents services en ce qui a trait aux processus, a la qualite, a la formation ou autres ;
• Etablir et mettre a jour ses objectifs personnels de rendement et de perfectionnement de concert avec son gestionnaire.

Partie C - Exigences du poste

• Baccalaureat dans un domaine pertinent ou experience de travail equivalente
• Experience dans le secteur des services aux patients, des pharmacies de detail, des programmes pharmaceutiques ou autre domaine de soins de sante connexe, dont celui des medicaments specialises (un atout)
• Capacite a apprendre rapidement et a mener plusieurs taches simultanement (une exigence indispensable)
• Connaissance des programmes de soutien aux patients (un atout)
• Connaissance du domaine des soins de sante et des plateformes de soins de sante numeriques et virtuelles
• Tres bonne connaissance des principaux outils logiciels, dont ceux de la suite MS Office
• Excellentes aptitudes a communiquer en francais et en anglais, a l'oral et a l'ecrit
• Politesse au telephone, professionnalisme, efficacite et courtoisie
• Attitude positive et capacites d'ecoute exceptionnelles
• Capacite a travailler de maniere autonome et a evoluer au sein d'une equipe
• Bon sens de l'organisation et grande minutie, doubles d'une capacite eprouvee a etablir des priorites et a mener plusieurs taches de front afin de respecter les differentes echeances
• Capacite a faire preuve d'esprit critique afin de resoudre les problemes de maniere efficace
• Entregent et excellentes aptitudes a communiquer

Echelon du poste : P1 (associe)

Worker Type

McKesson is an Equal Opportunity employer.

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